Overbooking al teu hotel: per què vens la mateixa habitació dues vegades (i com s'acaba)

I el pitjor és que ningú no ha fet res malament. Cada portal ha venut el que creia que tenia lliure.

Per què em passa l'overbooking si ho apunto tot?

Precisament per això. Perquè ho apuntes tu.

L'esquema de gairebé tots els allotjaments que comencen és aquest: tres o quatre portals, la web pròpia, el telèfon i un Excel compartit on algú va copiant cada reserva. Funciona el 98 % del temps. L'altre 2 % és un dissabte d'agost.

Els errors sempre són els mateixos:

• El forat entre una reserva i la següent. Entra una reserva en un portal i, fins que algú l'apunta i tanca la data als altres, l'habitació continua a la venda a tot arreu.
• La reserva per telèfon. La pren qui és a recepció, l'apunta en un paper «per passar-la després» i després és demà.
• La cancel·lació que no es reobre. El contrari de l'overbooking: una nit que podies vendre i es queda buida perquè ningú no l'ha alliberada.

El problema no és la persona, és que hi hagi cinc calendaris

Pots posar la persona més ordenada del món davant de l'Excel. Continuarà havent-hi un minut entre la reserva i l'apunt. I si en aquest minut en entra una altra, ja està.

La solució de veritat és que només hi hagi un calendari. Que la web, Booking, Airbnb i Expedia llegeixin i escriguin al mateix lloc. Això és el que fa un channel manager: quan entra una reserva per qualsevol banda, la data es tanca sola a tots els altres, sense que ningú copiï res.

El que va passar en un hotel rural de La Garrotxa

Eren a quatre portals i duien l'ocupació en un Excel compartit. Cada reserva s'apuntava dues vegades, a mà. I dues vegades l'any s'apuntava malament.

Els vam muntar un motor de reserves al seu propi domini amb un sol calendari per a la web i els quatre portals. Des de llavors, cap habitació venuda dues vegades. I de passada, una de cada tres reserves ja entra per la seva web. El tens sencer a el cas.

Mentrestant, tres coses que pots fer demà

• Un únic responsable del calendari per torn. No «el primer que passi». Un.
• Les reserves de telèfon, al moment. Ni paper ni «després». Si no es pot apuntar ara, no es confirma ara.
• Una habitació de coixí en temporada alta. Fa mal deixar-la sense vendre, però fa menys mal que recol·locar una família a les onze de la nit.

Són pedaços. Funcionen. Però continuen depenent que ningú es distregui un dissabte d'agost.

I la recepció, que no és només el calendari

Quan el calendari deixa de donar ensurts, el següent coll d'ampolla són les preguntes: a quina hora és el check-in, si admeteu gossos, si hi ha pàrquing. Aquí també es pot treure feina, amb un agent d'IA fet a mida que contesti amb les teves dades. T'ho expliquem en aquest altre article.

P. D. Foxnice Booking és això: motor de reserves al teu domini i un sol calendari per a la web i els portals, des de 99 €/mes i sense comissió per reserva.