Automatitzacions i IA
Que la feina repetitiva deixi de necessitar algú al davant
Hi ha tres o quatre tasques que algú del teu equip fa cada setmana, sempre igual i sempre a mà. No surten al balanç i ningú es queixa gaire, però es mengen els matins de gent a qui pagues per pensar. Aquestes són les que traiem.
Sobre el que ja tens, i sense canviar de programes
Quatre coses que convé dir aviat, perquè són les que fan por abans de començar.
- Treballem sobre les eines que ja fas servir: no cal canviar de programes.
- Abast i preu tancats abans de tocar res.
- Es decideix amb tu quines dades surten dels teus sistemes i quines no surten de casa.
- Els tres primers mesos ho vigilem nosaltres, per si el món real no s'assembla a la prova.
De sèrie
Tres coses que van dins i no es facturen a part
La trucada prèvia
Mitja hora per explicar-nos la tasca. En sortim sabent si té sentit, i de vegades la resposta és que no ho facis.
La regla de les dues hores
Quantes vegades al mes passa per allò que triga una persona. Si no arriba a dues hores al mes, gairebé mai surt a compte i t'ho diem abans de cobrar-te.
Documentació i formació
Queda escrit com funciona i el teu equip sap tocar-ho. Una automatització que només entén qui la va muntar és una bomba de rellotgeria.
Com treballem
Tant se val per on arribis: primer el compte, després el muntatge
Tens una tasca concreta al cap
És el cas fàcil. Ens l'expliques, fem el compte junts i et diem si surt a compte i quant costa. Si no surt, s'acaba aquí: preferim perdre un projecte que muntar-te alguna cosa que no s'amortitza i que d'aquí a un any et sembli una despesa tonta.
Explica'm la tasca
Notes que se't va el dia i no saps en què
És el més habitual. Per a això hi ha el diagnòstic: mitja jornada amb el teu equip i en surts amb la llista del que es repeteix, el que costa cada cosa a l'any i per quina començar. Aquest paper és teu encara que no segueixis amb nosaltres.
Demanar diagnòstic
T'han dit que has d'utilitzar IA
I segurament és veritat, tot i que no de la manera com te l'han explicat. Mirem què fas avui i on encaixa de debò: llegir documents, classificar, redactar, respondre. El que no encaixa no es posa, encara que quedi menys modern a la reunió.
Veure on entra la IATres passos
De la trucada al dilluns que ja no ho fas tu
-
01
Mitja hora de trucada
Ens expliques la tasca. Et diem si entra a la regla de les dues hores o si és més senzill del que creus. No es cobra, i de vegades acaba en un no.
-
02
Mitja jornada amb el teu equip
En sortim amb la llista del que es repeteix, el que costa cada cosa a l'any i per quina començar. Aquest document és teu encara que no segueixis amb nosaltres.
-
03
Es munta, es prova i el vigilem tres mesos
Es prova amb dades de veritat abans que en depengui ningú: una automatització mai falla en el cas normal, falla en el cas estrany. Es lliura amb documentació i formació gravada, i els tres primers mesos els mirem nosaltres.
Quan compensa
La regla de les dues hores, i quan no s'aplica
Abans de tocar res fem dues preguntes: quantes vegades al mes passa això i quant triga una persona a fer-ho. Es multiplica. Si no arriba a dues hores al mes, gairebé mai surt a compte.
- Ens ha passat, i ho expliquem Un client volia automatitzar un informe mensual: vint minuts, una vegada al mes, quatre hores a l'any. Li vam dir que no ho fes. I no ho vam fer.
- L'excepció és quan el que es perd són diners Un pressupost que ningú contesta no costa hores: costa el pressupost. Aquí la regla de les dues hores no s'aplica.
- Fes tu el compte Vint pressupostos al mes a 850 € de mitjana. Si el seguiment automàtic fa pujar el tancament del 22 % al 27 %, és un pressupost més al mes: 10.200 € a l'any que abans es perdien per silenci.
- I són xifres d'exemple Hi són perquè facis el compte amb les teves, que són les úniques que importen de debò.
Què traiem
Les que més ens demanen
Perseguir pressupostos
Als tres dies, als set i als quinze surt un correu teu, amb el teu to. Si contesta, paren sols i la resposta cau a la teva safata. Si diu que no, també paren, i almenys saps per què.
Passar factures a comptabilitat
Les que entren en PDF per correu es llegeixen, es comproven i es col·loquen soles. Les dubtoses s'aparten perquè les miri algú, que és just el contrari d'inventar-se-les.
Contestar els mateixos deu correus
Els que es repeteixen cada matí es responen amb el teu text i les teves condicions. El que se surt del guió t'arriba a tu com sempre.
Muntar l'informe de dilluns
Quadrat diumenge a la nit des d'on siguin les dades, i a la teva safata a primera hora, sense que ningú obri tres fulls de càlcul.
Copiar comandes de la web al magatzem
Sense teclejar-les dues vegades i sense que un error de dit acabi en un enviament mal fet i una trucada enfadada.
Quadrar inscripcions en un Excel
El que entra per la web va directe on hagi d'anar, amb el seu avís i la seva confirmació, sense full de càlcul pel mig.
On entra la IA
IA on serveix, i a la resta no
No tot el que s'automatitza necessita IA: la majoria són connexions entre programes i regles clares, i funcionen millor així. La IA entra on hi ha text lliure, documents o decisions que fins ara demanaven que algú llegís.
- Llegir documents i treure el que importa Factures, albarans i contractes en PDF, cadascun amb el seu format. El que dubti l'aparta perquè el miri una persona en comptes d'inventar-s'ho.
- Classificar i repartir Correus, comandes i avisos etiquetats pel que hi posa a dins, no per qui estigui de guàrdia aquell matí.
- Redactar i respondre amb el teu to Amb les teves condicions i els teus textos de sempre. El que se surt del guió continua arribant a una persona.
Opinions
Si t'hem tret una tasca de sobre, explica-ho
Aquí és on tothom posa tres testimonis amb nom, càrrec i foto de banc d'imatges. Preferim que ho escriguis tu, en un lloc on no ho puguem tocar ni esborrar. Dos minuts, i a qui estigui dubtant li serveix més que qualsevol cosa que diguem nosaltres.
Amb què es munta
Sobre el que ja tens. Si cal canviar alguna cosa et diem per què i quant, però no és el punt de partida.
- Connexions entre els programes que ja fas servir, per la seva API.
- Models d'IA només on hi ha text lliure o documents pel mig.
- Tasques programades que s'executen soles i avisen si fallen.
- Un registre de tot el que fa, per poder mirar enrere quan alguna cosa surti estranya.
- I les dades sensibles on acordem: hi ha automatitzacions que es munten sense que res surti de casa.
Després del muntatge
Els tres primers mesos els vigilem nosaltres
Una automatització no falla el primer dia. Falla el dia quaranta, amb la comanda estranya que ningú havia previst i amb tothom confiant ja que allò funciona sol.
- Vigilància amb avís Si alguna cosa deixa d'executar-se salta l'avís, i ens arriba a nosaltres abans que a tu.
- Ajustos del món real Els casos estranys que apareixen les primeres setmanes entren sense cost: formen part del muntatge, no són un extra.
- Documentació viva Cada canvi queda escrit, perquè d'aquí a un any s'entengui per què està així i no d'una altra manera.
- I després, el que tu vulguis Es pot passar al pla de manteniment i seguim mirant-ho. O te l'emportes tu: està documentat precisament per a això.
Els tres mesos de vigilància van inclosos en el preu del projecte.
Digue'm quina tasca et roba els matins
Mitja hora de trucada. Fem el compte junts i, si els números no surten, t'ho diem i no et costa res saber-ho.
Preguntes freqüents
No. Treballem sobre el que ja tens. Si cal canviar alguna cosa et diem per què i quant costa, però no és el punt de partida ni l'excusa per vendre't una altra cosa.
Fins ara, no: allibera hores per a allò que sí que necessita criteri. I si el teu objectiu és reduir plantilla, digues-ho a la primera trucada. Preferim saber-ho que descobrir-ho a mitges.
Es decideix abans de començar què surt dels teus sistemes i què no. Hi ha automatitzacions que es munten senceres sense que cap dada surti de casa, i aquestes es poden deixar per escrit.
Una automatització senzilla, dues o tres setmanes des del diagnòstic. Un procés sencer es lliura per parts, començant per la que més fa mal. El termini va escrit abans de començar.
Salta un avís i ens arriba a nosaltres abans que a tu. Els tres primers mesos els cobrim nosaltres. A partir d'aquí va amb el pla de manteniment o per hores, com prefereixis.
Serveix millor com més petita, perquè les hores que s'estalvien són de gent que fa cinc coses alhora. El que marca no és la mida: és quantes vegades al mes es repeteix la tasca.
Sí, i t'ensenyem. Queda documentat i amb la formació gravada. Una automatització que només entén qui la va muntar acaba sent un problema, i el problema seria teu.
Les mirem abans de proposar res. Moltes vegades el que hi ha funciona i només li falta una peça; això surt més barat i t'ho direm encara que ens convingui el contrari.