Recordatori de cites per WhatsApp a la teva clínica dental: per què els teus pacients continuen sense venir

Dimarts, 9:58. La doctora té el gabinet preparat, la safata muntada i l'anestèsia a mà. El pacient de les deu no arriba.

A un quart d'onze, recepció li truca. Bústia de veu.

A les onze, el de l'endodòncia tampoc no apareix. Una hora i mitja de butaca buida. I el millor: tots dos havien rebut un recordatori per WhatsApp el dia abans.

Així que ho direm clar des del principi: el recordatori de cites per WhatsApp en una clínica dental no redueix les absències per si sol. El que les redueix és el que el pacient pot fer amb aquest missatge.

El recordatori que no serveix per a res

La majoria de clíniques envien alguna cosa així: «Li recordem la seva cita demà a les 10:00. Clínica Dental X».

Aquest missatge és un avís. No demana res. No ofereix res.

El pacient el llegeix al metro, pensa «uf, demà tinc una reunió» i decideix que ja trucarà. No truca. Recepció obre a les nou i el telèfon està comunicant. Se li oblida. Demà no ve.

Ningú no és mala persona en aquesta història. Simplement, no anar-hi és més fàcil que cancel·lar. I mentre sigui així, tindràs forats.

Quin recordatori de cites per WhatsApp sí que funciona en una clínica dental

Un recordatori útil fa tres coses, i les fa en el mateix missatge:

1. Demana una resposta. «Ens ho confirmes? Respon SÍ o CANVIAR». Qui respon es compromet. Qui no respon t'està avisant d'alguna cosa.
2. Deixa canviar la cita sense trucar. Si per moure la cita cal telefonar en horari de recepció, has tornat al principi.
3. Retorna el forat a l'agenda. Una cancel·lació a les 18:00 del dia abans és una bona notícia, si algú pot ocupar aquest forat. Una absència sense avís són diners perduts.

Fixa't en la diferència. No es tracta de recordar més. Es tracta que cancel·lar costi menys esforç que desaparèixer.

Quan cal enviar-lo?

Per a una revisió o una neteja, amb 24 o 48 hores n'hi ha prou. Per a un tractament llarg (un implant, una endodòncia, una sessió d'ortodòncia), millor 48 hores: et dona marge per trucar a un altre pacient.

I el missatge de dues hores abans? Fes-lo servir amb compte. Per a molts pacients és el recordatori que molesta, el que els fa sentir vigilats. Si algú ja ha confirmat, no el persegueixis.

I si no contesta?

Aquí hi ha la feina de veritat. Qui no respon al recordatori és el teu pacient amb més risc de no venir.

A aquest, i només a aquest, li truca recepció. Passes de trucar a 30 persones cada tarda a trucar-ne a cinc. El telèfon deixa de ser una condemna.

El compte que ningú no fa a la clínica

Anem amb números. Són il·lustratius, canvia'ls pels teus.

Una clínica amb dos gabinets i unes 30 cites al dia. Vint dies laborables: 600 cites al mes.

Suposa un 8 % d'absències sense avís. Són 48 forats al mes.

Si cada forat val de mitjana 60 € entre revisions, neteges i tractaments, són 2.880 € al mes que es queden a la butaca buida. Més de 34.000 € a l'any.

Ara la recepció. Confirmar 30 cites per telèfon, a tres minuts cadascuna entre trucades que no s'agafen i bústies de veu, són 90 minuts al dia. Unes 30 hores al mes d'una persona marcant números.

Si amb un sistema de confirmació decent baixes les absències a la meitat (del 8 % al 4 %), recuperes 24 forats. Uns 1.440 € al mes. I recepció recupera el matí per atendre qui té davant del taulell.

Repeteixo: és un càlcul d'exemple. Però fes el teu amb la teva agenda d'octubre i miraràs el WhatsApp de recepció amb uns altres ulls.

«Ja ho fem amb el WhatsApp de recepció»

Ho sé. Moltes clíniques confirmen amb el mòbil de la clínica i l'aplicació normal de WhatsApp. I funciona. Fins que deixa de funcionar.

Tres problemes:

• Continua sent feina manual. Algú copia nom, dia i hora, un per un. Has canviat la trucada pel teclejat.
• Les respostes es perden. «Millor el dijous» arriba a les 21:40, ningú no ho veu i ningú no mou la cita. El dijous el pacient apareix i l'agenda diu dimarts.
• Les dades de salut acaben en un telèfon. Noms, tractaments, de vegades fotos d'una queixal. En un mòbil que algú s'endú a casa. Amb el RGPD, això no és un detall. Si t'interessa aquest tema, aquí tens com fer servir eines digitals amb dades de clients sense saltar-te el RGPD.

Què mirar abans de contractar un programa de recordatoris per a clínica dental

Si busques «programari de recordatoris per a clínica dental», et sortiran xatbots que ho fan tot: reserven, diagnostiquen urgències, et preparen el cafè. Desconfia del que promet massa. Pregunta això:

• El pacient pot canviar la cita ell sol? Si la resposta és «ens escriu i recepció la canvia», no t'estalvies res.
• El forat que s'allibera torna a l'agenda sol? Sense això, cada cancel·lació continua depenent que algú la vegi a temps.
• Fa servir l'API oficial de WhatsApp Business o un mòbil connectat? El segon pot acabar amb el número bloquejat.
• On són les dades i qui les tracta? Hi ha d'haver un contracte d'encarregat del tractament. Si no saben què és, ja tens la resposta.
• Quant costa de veritat? Alguns cobren per missatge, per dentista o per seu. Demana el preu amb el teu volum real, no el de la portada.

I una pregunta per a tu: quantes absències tens de veritat? Si són dues al mes, no necessites res d'això. Truca a aquests dos pacients i continua amb la teva vida.

El que fem a Foxnice

Si els números d'abans s'assemblen als teus, per això vam muntar Foxnice Clínica Dental: està pensat perquè els pacients que no vénen deixin de menjar-se la teva agenda i perquè recepció surti de darrere el telèfon.

Costa 89 € al mes. Amb que eviti dos forats al mes, amb els números de l'exemple, ja s'ha pagat.

El més assenyat és començar per mirar el teu cas. Demana el diagnòstic gratis: en 48 hores et diem si et compensa o si amb el teu volum no val la pena. Les dues respostes t'estalvien diners.