Overbooking en tu hotel: por qué vendes la misma habitación dos veces (y cómo se acaba)

Y lo peor es que nadie hizo nada mal. Cada portal vendió lo que creía que tenía libre.

¿Por qué me pasa el overbooking si lo apunto todo?

Precisamente por eso. Porque lo apuntas tú.

El esquema de casi todos los alojamientos que empiezan es este: tres o cuatro portales, la web propia, el teléfono y un Excel compartido donde alguien va copiando cada reserva. Funciona el 98 % del tiempo. El otro 2 % es un sábado de agosto.

Los fallos siempre son los mismos:

• El hueco entre una reserva y la siguiente. Entra una reserva en un portal y, hasta que alguien la apunta y cierra la fecha en los demás, la habitación sigue a la venta en todas partes.
• La reserva por teléfono. La coge quien está en recepción, la apunta en un papel «para pasarla luego» y luego es mañana.
• La cancelación que no se reabre. El contrario del overbooking: una noche que podías vender y se queda vacía porque nadie la liberó.

El problema no es la persona, es que haya cinco calendarios

Puedes poner a la persona más ordenada del mundo delante del Excel. Seguirá habiendo un minuto entre la reserva y el apunte. Y si en ese minuto entra otra, ya está.

La solución de verdad es que solo exista un calendario. Que la web, Booking, Airbnb y Expedia lean y escriban en el mismo sitio. Eso es lo que hace un channel manager: cuando entra una reserva por cualquier lado, la fecha se cierra en todos los demás sola, sin que nadie copie nada.

Lo que pasó en un hotel rural de La Garrotxa

Estaban en cuatro portales y llevaban la ocupación en un Excel compartido. Cada reserva se apuntaba dos veces, a mano. Y dos veces al año se apuntaba mal.

Les montamos un motor de reservas en su propio dominio con un solo calendario para la web y los cuatro portales. Desde entonces, ninguna habitación vendida dos veces. Y de paso, una de cada tres reservas ya entra por su web. Lo tienes entero en el caso.

Mientras tanto, tres cosas que puedes hacer mañana

• Un único responsable del calendario por turno. No «el que pille». Uno.
• Las reservas de teléfono, al momento. Ni papel ni «luego». Si no se puede apuntar ya, no se confirma ya.
• Una habitación de colchón en temporada alta. Duele dejarla sin vender, pero duele menos que recolocar a una familia a las once de la noche.

Son parches. Funcionan. Pero siguen dependiendo de que nadie se despiste un sábado de agosto.

Y la recepción, que no es solo el calendario

Cuando el calendario deja de dar sustos, el siguiente cuello de botella son las preguntas: a qué hora es el check-in, si admitís perros, si hay parking. Ahí también se puede quitar trabajo, con un agente de IA hecho a medida que conteste con tus datos. Te lo contamos en este otro artículo.

P. D. Foxnice Booking es eso: motor de reservas en tu dominio y un solo calendario para la web y los portales, desde 99 €/mes y sin comisión por reserva.