Mandas el presupuesto a las 10:02. A las 10:40 el cliente te llama: «¿Me lo has enviado ya?». A las 11:30 por fin le aparece. Nadie ha tocado nada y nadie sabe qué ha pasado.
El correo no es instantáneo. Pasa por varias manos antes de llegar a la bandeja de entrada, y en cualquiera de ellas se puede quedar esperando. La buena noticia: se puede saber en cuál.
¿Por qué mis correos llegan tarde a Gmail?
Casi siempre por uno de estos motivos, de más a menos habitual:
1. Gmail no se fía del todo y te hace esperar
Cuando a Gmail le llega correo de un servidor que no conoce bien o que no se identifica como debe, a veces no lo rechaza ni lo acepta: le dice «prueba más tarde». Tu servidor lo vuelve a intentar al cabo de unos minutos, luego al cabo de más. Cada intento perdido es tiempo que el correo pasa en el limbo.
Lo que más pesa en esa desconfianza es que tu dominio no tenga bien puestos SPF, DKIM y DMARC, los registros que demuestran que el correo es tuyo de verdad. Google lleva tiempo endureciendo sus normas y los exige cada vez a más remitentes. Te lo explicamos sin jerga en mis correos llegan a spam: lo que manda un correo a spam y lo que lo retrasa suelen ser lo mismo.
2. Tu servidor tiene cola
En muchos alojamientos compartidos hay un límite de correos por hora. Si a las diez sale el boletín, o el programa de facturas manda cuarenta facturas de golpe, tu presupuesto se pone a la cola detrás de todos ellos.
3. Compartes servidor con quien no debes
Si en tu mismo servidor alguien manda spam, la dirección desde la que sale tu correo acaba en listas negras. Gmail lo nota y frena todo lo que venga de ahí, también lo tuyo, que no tiene culpa de nada.
4. El retraso está en el otro lado
A veces el correo llega a tiempo y lo que tarda es que el destinatario lo vea:
- Gmail que recoge el correo de otra cuenta. Si tu cliente lee en Gmail el correo de su empresa, Gmail va a buscarlo cada cierto tiempo, no al instante. Puede ser casi una hora.
- El móvil en ahorro de batería, que retrasa las notificaciones hasta que alguien lo desbloquea.
- Reglas de reenvío que pasan el correo por otra cuenta antes de llegar a la buena.
Cómo saber de quién es la culpa en dos minutos
Pídele al destinatario que abra el correo que llegó tarde en Gmail, toque los tres puntos y elija «Mostrar original». Ahí aparece el viaje entero del correo: cada servidor por el que pasó, con su hora.
- Si entre tu servidor y el primer servidor de Google hay un salto de cuarenta minutos, el problema está en tu envío: la cola, la reputación o la autenticación.
- Si el correo llegó a Google a su hora y el cliente lo vio mucho después, el problema está en cómo lo lee: la recogida de otra cuenta o el móvil.
- Y en la misma pantalla verás si SPF, DKIM y DMARC dicen PASS. Si alguno dice FAIL o no aparece, ya tienes por dónde empezar.
Lo que se arregla desde tu lado
- Autenticar el dominio con SPF, DKIM y DMARC, incluyendo todos los programas que envían en tu nombre: el correo normal, las facturas, los avisos de la web.
- Separar los envíos masivos. Los boletines, por una herramienta pensada para eso, nunca desde tu buzón de siempre. Te lo contamos en email a los clientes que ya tienes.
- Salir del servidor ruidoso si tu dirección de envío aparece en listas negras. Limpiarla sirve de poco si el vecino sigue igual.
- Vigilar la cola, para enterarte de que hay correos atascados antes de que te llame el cliente.
Cuándo no merece la pena preocuparse
Si pasa una vez al mes con un destinatario concreto, probablemente es cosa suya. Si pasa con varios clientes distintos, o siempre a la misma hora, es tuyo, y se puede arreglar.
P. D. En el hosting gestionado, desde 15 €/mes, el correo sale con el dominio bien autenticado, sin vecinos ruidosos, y con una persona que mira qué pasa cuando algo tarda en llegar.