Automatizaciones e IA
Que el trabajo repetitivo deje de necesitar a alguien delante
Hay tres o cuatro tareas que alguien de tu equipo hace cada semana, siempre igual y siempre a mano. No salen en el balance y nadie se queja demasiado, pero se comen las mañanas de gente a la que pagas por pensar. Esas son las que quitamos.
Sobre lo que ya tienes, y sin cambiar de programas
Cuatro cosas que conviene decir pronto, porque son las que dan miedo antes de empezar.
- Trabajamos sobre las herramientas que ya usas: no hay que cambiar de programas.
- Alcance y precio cerrados antes de tocar nada.
- Se decide contigo qué datos salen de tus sistemas y cuáles no salen de casa.
- Los tres primeros meses lo vigilamos nosotros, por si el mundo real no se parece a la prueba.
De serie
Tres cosas que van dentro y no se facturan aparte
La llamada previa
Media hora para contarnos la tarea. Salimos de ahí sabiendo si tiene sentido, y a veces la respuesta es que no lo hagas.
La regla de las dos horas
Cuántas veces al mes pasa por lo que tarda una persona. Si no llega a dos horas al mes, casi nunca sale a cuenta y te lo decimos antes de cobrarte.
Documentación y formación
Queda escrito cómo funciona y tu equipo sabe tocarlo. Una automatización que solo entiende quien la montó es una bomba de relojería.
Cómo trabajamos
Da igual por dónde llegues: primero la cuenta, después el montaje
Tienes una tarea concreta en la cabeza
Es el caso fácil. Nos la cuentas, echamos la cuenta juntos y te decimos si sale a cuenta y cuánto cuesta. Si no sale, se acaba ahí: preferimos perder un proyecto a montarte algo que no se amortiza y que dentro de un año te parezca un gasto tonto.
Cuéntame la tarea
Notas que se va el día y no sabes en qué
Es lo más habitual. Para eso está el diagnóstico: media jornada con tu equipo y sales con la lista de lo que se repite, lo que cuesta cada cosa al año y por cuál empezar. Ese papel es tuyo aunque no sigas con nosotros.
Pedir diagnóstico
Te han dicho que tienes que usar IA
Y seguramente sea verdad, aunque no de la forma en que te lo han contado. Miramos qué haces hoy y dónde encaja de verdad: leer documentos, clasificar, redactar, responder. Lo que no encaja no se pone, aunque quede menos moderno en la reunión.
Ver dónde entra la IATres pasos
De la llamada al lunes en que ya no lo haces tú
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01
Media hora de llamada
Nos cuentas la tarea. Te decimos si entra en la regla de las dos horas o si es más sencillo de lo que crees. No se cobra, y a veces termina en un no.
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02
Media jornada con tu equipo
Salimos con la lista de lo que se repite, lo que cuesta cada cosa al año y por cuál empezar. Ese documento es tuyo aunque no sigas con nosotros.
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03
Se monta, se prueba y lo vigilamos tres meses
Se prueba con datos de verdad antes de que dependa nadie de ello: una automatización nunca falla en el caso normal, falla en el caso raro. Se entrega con documentación y formación grabada, y los tres primeros meses los miramos nosotros.
Cuándo compensa
La regla de las dos horas, y cuándo no aplica
Antes de tocar nada hacemos dos preguntas: cuántas veces al mes pasa eso y cuánto tarda una persona en hacerlo. Se multiplica. Si no llega a dos horas al mes, casi nunca sale a cuenta.
- Nos ha pasado, y lo contamos Un cliente quería automatizar un informe mensual: veinte minutos, una vez al mes, cuatro horas al año. Le dijimos que no lo hiciera. Y no lo hicimos.
- La excepción es cuando lo que se pierde es dinero Un presupuesto que nadie contesta no cuesta horas: cuesta el presupuesto. Ahí la regla de las dos horas no aplica.
- Echa tú la cuenta Veinte presupuestos al mes a 850 € de media. Si el seguimiento automático sube el cierre del 22 % al 27 %, es un presupuesto más al mes: 10.200 € al año que antes se caían por silencio.
- Y son cifras de ejemplo Están para que hagas la cuenta con las tuyas, que son las únicas que importan de verdad.
Qué quitamos
Las que más nos piden
Perseguir presupuestos
A los tres días, a los siete y a los quince sale un correo tuyo, con tu tono. Si contesta, paran solos y la respuesta cae en tu bandeja. Si dice que no, también paran, y al menos sabes por qué.
Pasar facturas a contabilidad
Las que entran en PDF por correo se leen, se comprueban y se colocan solas. Las dudosas se apartan para que las mire alguien, que es justo lo contrario de inventárselas.
Contestar los mismos diez correos
Los que se repiten cada mañana se responden con tu texto y tus condiciones. Lo que se sale del guion llega a ti como siempre.
Montar el informe del lunes
Cuadrado el domingo por la noche desde donde estén los datos, y en tu bandeja a primera hora, sin que nadie abra tres hojas de cálculo.
Copiar pedidos de la web al almacén
Sin teclearlos dos veces y sin que un error de dedo acabe en un envío mal hecho y una llamada enfadada.
Cuadrar inscripciones en un Excel
Lo que entra por la web va directo a donde tenga que ir, con su aviso y su confirmación, sin hoja de cálculo intermedia.
Dónde entra la IA
IA donde sirve, y en el resto no
No todo lo que se automatiza necesita IA: la mayoría son conexiones entre programas y reglas claras, y funcionan mejor así. La IA entra donde hay texto libre, documentos o decisiones que hasta ahora pedían que alguien leyera.
- Leer documentos y sacar lo que importa Facturas, albaranes y contratos en PDF, cada uno con su formato. Lo que dude lo aparta para una persona en vez de inventárselo.
- Clasificar y repartir Correos, pedidos y avisos etiquetados por lo que ponen dentro, no por quién esté esa mañana de guardia.
- Redactar y responder con tu tono Con tus condiciones y tus textos de siempre. Lo que se sale del guion sigue llegando a una persona.
Opiniones
Si te hemos quitado una tarea de encima, cuéntalo
Aquí es donde todo el mundo pone tres testimonios con nombre, cargo y foto de banco de imágenes. Preferimos que lo escribas tú, en un sitio donde no podamos tocarlo ni borrarlo. Dos minutos, y a quien esté dudando le sirve más que cualquier cosa que digamos nosotros.
Con qué se monta
Sobre lo que ya tienes. Si algo hay que cambiar te decimos por qué y cuánto, pero no es el punto de partida.
- Conexiones entre los programas que ya usas, por su API.
- Modelos de IA solo donde hay texto libre o documentos de por medio.
- Tareas programadas que se ejecutan solas y avisan si fallan.
- Un registro de todo lo que hace, para poder mirar atrás cuando algo salga raro.
- Y los datos sensibles donde acordemos: hay automatizaciones que se montan sin que salga nada de casa.
Después del montaje
Los tres primeros meses los vigilamos nosotros
Una automatización no falla el primer día. Falla el día cuarenta, con el pedido raro que nadie había previsto y con todo el mundo confiando ya en que eso funciona solo.
- Vigilancia con aviso Si algo deja de ejecutarse salta el aviso, y nos llega a nosotros antes que a ti.
- Ajustes del mundo real Los casos raros que aparecen las primeras semanas entran sin coste: forman parte del montaje, no son un extra.
- Documentación viva Cada cambio queda escrito, para que dentro de un año se entienda por qué está así y no de otra manera.
- Y después, lo que tú quieras Se puede pasar al plan de mantenimiento y seguimos mirándolo. O te lo llevas tú: está documentado precisamente para eso.
Los tres meses de vigilancia van incluidos en el precio del proyecto.
Dime qué tarea te roba las mañanas
Media hora de llamada. Echamos la cuenta juntos y, si los números no salen, te lo decimos y no te cuesta nada saberlo.
Preguntas frecuentes
No. Trabajamos sobre lo que ya tienes. Si algo hay que cambiar te decimos por qué y cuánto cuesta, pero no es el punto de partida ni la excusa para venderte otra cosa.
Hasta ahora, no: libera horas para lo que sí necesita criterio. Y si tu objetivo es reducir plantilla, dilo en la primera llamada. Preferimos saberlo que descubrirlo a medias.
Se decide antes de empezar qué sale de tus sistemas y qué no. Hay automatizaciones que se montan enteras sin que ningún dato salga de casa, y esas se pueden dejar por escrito.
Una automatización sencilla, dos o tres semanas desde el diagnóstico. Un proceso entero se entrega por partes, empezando por la que más duele. El plazo va escrito antes de empezar.
Salta un aviso y nos llega a nosotros antes que a ti. Los tres primeros meses los cubrimos nosotros. A partir de ahí va con el plan de mantenimiento o por horas, como prefieras.
Sirve mejor cuanto más pequeña, porque las horas que se ahorran son de gente que hace cinco cosas a la vez. Lo que marca no es el tamaño: es cuántas veces al mes se repite la tarea.
Sí, y te enseñamos. Queda documentado y con la formación grabada. Una automatización que solo entiende quien la montó acaba siendo un problema, y el problema sería tuyo.
Las miramos antes de proponer nada. Muchas veces lo que hay funciona y solo le falta una pieza; eso sale más barato y te lo diremos aunque nos convenga lo contrario.