El Excel que manda en tu empresa: cuándo toca pasarlo a una aplicación

Porque un día Montse se va de vacaciones.

Primero, en defensa del Excel

Excel es una herramienta maravillosa. Rápida, flexible, la sabe usar todo el mundo. Muchos negocios funcionan años con una hoja bien hecha y no tienen ninguna necesidad de cambiar.

El problema no es el Excel. Es cuando el Excel deja de ser una hoja y se convierte en el sistema de la empresa sin que nadie lo haya decidido.

¿Cuándo hay que pasar un Excel a una aplicación?

Estas son las señales. Si te reconoces en tres, ya toca.

• Solo una persona lo entiende. Y si esa persona falta, la empresa se para o improvisa.
• Hay versiones. «Reservas_final_v3_BUENO.xlsx». Y nadie sabe cuál es la buena.
• Se copia lo mismo en varios sitios. El pedido entra por la web, se apunta en el Excel y luego se teclea en el programa de facturación. Tres veces el mismo dato, tres oportunidades de error.
• Se rompe al compartirlo. Dos personas lo abren a la vez y uno de los dos pierde lo que ha hecho.
• Ha habido un susto. Una habitación vendida dos veces, una cuota cobrada dos veces, un pedido que no salió.

Lo que pasa cuando se cambia

El hotel de La Garrotxa llevaba la ocupación de cuatro portales en un Excel compartido. Dos veces al año se apuntaba mal y dos familias acababan con una habitación. Con un solo calendario para la web y los portales, el Excel desapareció y el overbooking con él.

En el club de Osona, las fichas de 340 socios estaban entre un Excel, una libreta y la memoria del secretario. Ahora están en un solo sitio y la temporada se cierra en 4 días.

Las tres salidas posibles

1. Un programa que ya existe

Si tu Excel hace lo mismo que hacen miles de empresas (facturar, llevar un CRM sencillo), lo más sensato suele ser un programa de catálogo. Más barato y más rápido. Lo contamos en programa a medida o de catálogo.

2. Un producto de tu sector

Si eres un hotel, un club o una academia, puede que ya exista algo hecho para ti. Nosotros tenemos productos por sector precisamente por eso.

3. Una aplicación a medida

Cuando tu Excel hace algo que es tuyo y de nadie más: una forma de calcular precios, un proceso que te diferencia. Ahí una aplicación hecha para ti, con Laravel, se queda con la lógica del Excel, quita las copias manuales y se conecta con lo que ya usas. El código es tuyo y está documentado.

Lo que no hay que hacer

Tirar el Excel de golpe. Lo que funciona es importar los datos, montar la aplicación al lado, probar con datos de verdad y apagar el Excel cuando todo el mundo esté tranquilo.

P. D. Si tu Excel ya tiene una columna que pone «NO TOCAR», cuéntanoslo. Lo tienes en desarrollo a medida, desde 2.400 € con presupuesto cerrado. Y si lo tuyo se resuelve con algo que ya se vende hecho, te lo decimos.