L'Excel que mana a la teva empresa: quan toca passar-lo a una aplicació

Perquè un dia la Montse se'n va de vacances.

Primer, en defensa de l'Excel

Excel és una eina meravellosa. Ràpida, flexible, la sap fer servir tothom. Molts negocis funcionen anys amb un full ben fet i no tenen cap necessitat de canviar.

El problema no és l'Excel. És quan l'Excel deixa de ser un full i es converteix en el sistema de l'empresa sense que ningú ho hagi decidit.

Quan cal passar un Excel a una aplicació?

Aquestes són les senyals. Si et reconeixes en tres, ja toca.

• Només una persona l'entén. I si aquesta persona falta, l'empresa s'atura o improvisa.
• Hi ha versions. «Reserves_final_v3_BO.xlsx». I ningú sap quina és la bona.
• Es copia el mateix en diversos llocs. La comanda entra per la web, s'apunta a l'Excel i després es teclegja al programa de facturació. Tres vegades la mateixa dada, tres oportunitats d'error.
• Es trenca en compartir-lo. Dues persones l'obren alhora i una de les dues perd el que ha fet.
• Hi ha hagut un ensurt. Una habitació venuda dues vegades, una quota cobrada dues vegades, una comanda que no va sortir.

El que passa quan es canvia

L'hotel de La Garrotxa portava l'ocupació de quatre portals en un Excel compartit. Dues vegades l'any s'apuntava malament i dues famílies acabaven amb una habitació. Amb un sol calendari per a la web i els portals, l'Excel va desaparèixer i l'overbooking amb ell.

Al club d'Osona, les fitxes de 340 socis eren entre un Excel, una llibreta i la memòria del secretari. Ara són en un sol lloc i la temporada es tanca en 4 dies.

Les tres sortides possibles

1. Un programa que ja existeix

Si el teu Excel fa el mateix que fan milers d'empreses (facturar, portar un CRM senzill), el més assenyat sol ser un programa de catàleg. Més barat i més ràpid. Ho expliquem a programa a mida o de catàleg.

2. Un producte del teu sector

Si ets un hotel, un club o una acadèmia, pot ser que ja existeixi alguna cosa feta per a tu. Nosaltres tenim productes per sector precisament per això.

3. Una aplicació a mida

Quan el teu Excel fa una cosa que és teva i de ningú més: una manera de calcular preus, un procés que et diferencia. Aquí una aplicació feta per a tu, amb Laravel, es queda amb la lògica de l'Excel, treu les còpies manuals i es connecta amb el que ja fas servir. El codi és teu i està documentat.

El que no s'ha de fer

Llençar l'Excel de cop. El que funciona és importar les dades, muntar l'aplicació al costat, provar amb dades de veritat i apagar l'Excel quan tothom estigui tranquil.

P. D. Si el teu Excel ja té una columna que diu «NO TOCAR», explica-ns-ho. Ho tens a desenvolupament a mida, des de 2.400 € amb pressupost tancat. I si el teu cas es resol amb alguna cosa que ja es ven feta, t'ho diem.