Distribuidor de material · 18 empleados · Girona
Una persona se pasaba dos mañanas a la semana copiando facturas al ordenador
Ahora las facturas llegan al correo y se apuntan solas. Ella solo revisa las dudosas, y el resto del tiempo lo dedica a cobrar a los clientes que deben.
- Menos de 1 horaa la semana de papeleo (antes eran 9)
- 890facturas apuntadas solas el primer año
- Cliente
- Distribuidor de material
- Tamaño
- 18 empleados
- Zona
- Girona
- Qué usamos
- Automatizaciones e IA · Desarrollo a medida
«Lo tenía por imposible porque cada proveedor manda la factura como le da la gana. Pero es que ese era el problema que había que resolver, no la excusa para no tocarlo.»
Lo que había
Los proveedores mandan la factura por correo y cada uno como le da la gana: PDF, foto del albarán, a veces el importe en el cuerpo del mensaje. Alguien las descargaba, las renombraba y las subía una a una. Nueve horas a la semana.
Lo que le montamos
Un proceso que vigila el buzón de facturación. De cada documento saca proveedor, número, fecha, base, IVA y total, lo cuadra con el albarán y lo archiva con la referencia del pedido. Si algo no encaja, no se lo inventa: lo manda a una bandeja de revisión con el motivo.
- Lectura del buzón de facturación cada quince minutos
- Proveedor, número, fecha, base, IVA y total, sacados del documento
- Cotejo con el albarán y archivado con la referencia del pedido
- Bandeja de revisión para lo dudoso, con el motivo de la duda
- Panel con lo procesado, lo apartado y lo que vence esta semana
Lo que pasó
La persona que hacía esto no se fue a la calle: ahora reclama impagados y llama a clientes, que es lo que sabe hacer. La revisión diaria son diez minutos. Y los errores de importe, que salían varios al mes, llevan seis meses sin aparecer.
- Menos de 1 horaa la semana de papeleo (antes eran 9)
- 890facturas apuntadas solas el primer año
- Ningúnerror de importe en los últimos seis meses
Más casos
Otros proyectos
Hotel rural · 11 habitaciones · La Garrotxa Sus clientes de toda la vida reservaban por Booking. Y el hotel pagaba comisión por cada uno
14.200 €
que el primer año no se llevó ningún portal
Leer el caso
Club deportivo · 340 socios · Osona El secretario se pasaba los domingos de septiembre cuadrando cuotas en un Excel
4 días
para cerrar la temporada (antes, casi un mes)
Leer el caso
Cuéntanos qué te está costando más tiempo
Media hora de llamada y te decimos si tiene solución, cuánto costaría y cuánto tardaría. Sin compromiso y sin venderte nada que no necesites.