Distribuïdor de material · 18 empleats · Girona
Una persona es passava dos matins a la setmana copiant factures a l'ordinador
Ara les factures arriben al correu i s'apunten soles. Ella només revisa les dubtoses, i la resta del temps el dedica a cobrar als clients que deuen.
- Menys d'1 horaa la setmana de paperassa (abans eren 9)
- 890factures apuntades soles el primer any
- Client
- Distribuïdor de material
- Mida
- 18 empleats
- Zona
- Girona
- Què fem servir
- Automatitzacions i IA · Desenvolupament a mida
«Ho tenia per impossible perquè cada proveïdor envia la factura com li dona la gana. Però és que aquest era el problema que calia resoldre, no l'excusa per no tocar-lo.»
El que hi havia
Els proveïdors envien la factura per correu i cadascun com li dona la gana: PDF, foto de l'albarà, de vegades l'import al cos del missatge. Algú les descarregava, les reanomenava i les pujava una a una. Nou hores a la setmana.
El que li vam muntar
Un procés que vigila la bústia de facturació. De cada document en treu proveïdor, número, data, base, IVA i total, ho quadra amb l'albarà i ho arxiva amb la referència de la comanda. Si alguna cosa no quadra, no s'ho inventa: ho envia a una safata de revisió amb el motiu.
- Lectura de la bústia de facturació cada quinze minuts
- Proveïdor, número, data, base, IVA i total, extrets del document
- Cotejament amb l'albarà i arxivat amb la referència de la comanda
- Safata de revisió per al que és dubtós, amb el motiu del dubte
- Panell amb el que s'ha processat, el que s'ha apartat i el que venç aquesta setmana
El que va passar
La persona que feia això no va anar al carrer: ara reclama impagats i truca a clients, que és el que sap fer. La revisió diària són deu minuts. I els errors d'import, que en sortien diversos al mes, fa sis mesos que no apareixen.
- Menys d'1 horaa la setmana de paperassa (abans eren 9)
- 890factures apuntades soles el primer any
- Caperror d'import en els darrers sis mesos
Més casos
Altres projectes
Hotel rural · 11 habitacions · La Garrotxa Els seus clients de tota la vida reservaven per Booking. I l'hotel pagava comissió per cada un
14.200 €
que el primer any no es va endur cap portal
Llegir el cas
Club esportiu · 340 socis · Osona El secretari es passava els diumenges de setembre quadrant quotes en un Excel
4 dies
per tancar la temporada (abans, gairebé un mes)
Llegir el cas
Explica'ns què et costa més temps
Mitja hora de trucada i et diem si té solució, quant costaria i quant trigaria. Sense compromís i sense vendre't res que no necessitis.