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Inscripciones de temporada en un club: cerrar en días lo que antes llevaba un mes
Septiembre en un club: fichas en papel, fotos del DNI por WhatsApp y un secretario que pierde los domingos. Cómo se ordena la inscripción de temporada.
Las inscripciones de temporada en un club deportivo tienen un olor característico: café recalentado, fichas en papel con la esquina doblada y un móvil que no para de vibrar con fotos de DNI tomadas en diagonal. Y alguien, normalmente un voluntario, pasándolo todo a un Excel el domingo.
Si ese alguien eres tú, este artículo va de devolverte los domingos.
Dónde se va el mes de septiembre
No se va en apuntar a los jugadores. Se va en todo lo que pasa alrededor:
- Los datos que faltan. La ficha llega sin fecha de nacimiento, sin talla o sin la autorización firmada. Y hay que volver a pedirlos.
- La cuota que hay que calcular. Alevín, infantil, cadete, el que tiene un hermano en otra categoría, el que se apuntó en octubre.
- El pago que no se sabe de quién es. Transferencia sin concepto. «Bizum de Jordi». Hay seis Jordis.
- Los listados. El del seguro, el de la federación, el de cada entrenador. Todos sacados a mano del mismo Excel.
¿Cómo hacer las inscripciones online del club sin morir en el intento?
La idea es que la familia haga su parte y el club solo revise. Así:
La ficha la rellena quien tiene los datos
La familia entra en la web del club, rellena la ficha del jugador y no puede enviarla si falta algo. Se acabó el «ya te lo paso».
La cuota se calcula sola
Según la categoría, con el descuento por hermanos aplicado sin que nadie haga cuentas a las once de la noche.
Se paga en el mismo momento
Con tarjeta o con recibo domiciliado, y el justificante le llega al correo. El club ve en tiempo real quién se ha apuntado, quién ha pagado y quién debe.
Los listados salen de los mismos datos
Equipo, seguro y federación. Sin copiar y pegar, sin versiones «final_final_2».
Lo que pasó en un club de Osona
340 socios, siete categorías y tres semanas cada septiembre para cerrar la temporada. Con la inscripción y el cobro desde la web del club, la temporada siguiente se cerró en cuatro días. Antes, casi un mes. El secretario lo resumió así: «Me devolvieron los domingos». Lo tienes en el caso.
Lo que no cambia
Tu banco, tu web y tu forma de organizar los equipos. Lo que tienes en hojas de cálculo se importa. Y si alguna familia mayor prefiere hacerlo en persona, lo apuntáis vosotros en el mismo sitio y listo.
Si lo que te preocupa es lo que pasa después, cuando vuelven los recibos, tienes qué hacer con los recibos devueltos.
P. D. Esto es PagoCRM Club: alta, ficha, cuota por categoría y cobro desde la web del club, desde 59 €/mes.
¿Cuántos domingos te come septiembre?
Cuéntanos cuántos socios tenéis y cómo hacéis ahora las inscripciones, y te decimos qué parte se puede quitar de encima.