Llegir factures amb IA sense que s'inventi els imports

És una por sana. I té solució. Però no la que et venen.

El problema no és llegir. És dubtar.

Llegir una factura neta en PDF és fàcil. El difícil són les altres: la foto torta de l'albarà, el proveïdor que posa l'import al cos del correu, el PDF escanejat amb una taca de cafè just al damunt de l'IVA.

Un sistema mal fet, davant d'una factura així, endevina. Un sistema ben fet diu: «aquesta no la tinc clara» i l'aparta.

Aquesta és tota la diferència. I és enorme.

Com s'automatitza la lectura de factures amb IA sense errors?

Amb tres capes. Cap és màgia.

• Llegir i treure les dades. Proveïdor, número, data, base, IVA i total. Aquí la IA és molt bona, perquè cada proveïdor envia la factura a la seva manera i ella no necessita una plantilla per proveïdor.
• Comprovar que quadra. La base més l'IVA dona el total? Coincideix amb l'albarà? El proveïdor existeix? Això no és IA, són regles de tota la vida. I són les que enxampen els errors.
• Apartar el dubtós amb el motiu. No «error». Sinó «el total no coincideix amb l'albarà per 12 €» o «no trobo el número de factura». Així qui ho revisa sap en deu segons què mirar.

El que va passar en un distribuïdor de Girona

Divuit empleats. Una persona es passava dos matins a la setmana copiant factures al programa de comptabilitat. Nou hores a la setmana.

Vam muntar un procés que llegeix la bústia de facturació cada quinze minuts, treu les dades, les confronta amb l'albarà i arxiva cada factura amb la referència de la comanda. El que no quadra va a una safata de revisió, amb el motiu.

Resultat: menys d'una hora a la setmana de paperassa, 890 factures apuntades soles el primer any i cap error d'import en els últims sis mesos. Ho tens sencer a el cas.

I la persona que ho feia no se'n va anar al carrer. Ara reclama impagats, que és el que sap fer i el que de veritat li cal a l'empresa.

El que no convé automatitzar

Si reps vint factures al mes, no ho facis. Passa la nostra regla de les dues hores: si la tasca no suma dues hores al mes, gairebé mai surt a compte. Un full ordenat i una carpeta compartida et basten.

Tampoc no convé que la IA prengui decisions de pagament. Llegir, quadrar i proposar, sí. Pagar, que ho aprovi una persona.

I amb quin programa de comptabilitat funciona?

Amb el que ja tinguis, en la majoria de casos. No et fem canviar de programa: construïm la peça que el connecta, a mida. Si el teu programa no deixa connectar res, t'ho diem a la primera trucada i busquem la sortida menys dolenta.

Si aquest tipus de tasca et sona, també t'interessarà què és un agent d'IA, perquè això n'és un, encara que no l'anomenem així a la factura.

P. D. Ho tens com a servei a factures i documents. Explica'ns quantes factures t'arriben al mes i de quants proveïdors, i et diem si et surt a compte.