Blog · 3 MIN
L'informe del dilluns triga dues hores. Això té solució, però no sempre val la pena
Abans d'automatitzar qualsevol tasca, hi ha un càlcul que triga cinc minuts i evita molts projectes innecessaris.
El dilluns a les nou, algú obre tres fulls de càlcul per muntar l'informe setmanal. A les onze acaba. Són dues hores que es repeteixen cada setmana, 8 al mes, gairebé 100 a l'any. Si aquesta persona cobra 20 euros l'hora, l'informe costa 2.000 euros anuals només en temps.
Aquest és el càlcul que cal fer abans de qualsevol conversa sobre automatització. No cal res de més sofisticat.
La fórmula que decideix si té sentit
Multiplica les vegades que es fa la tasca al mes pels minuts que costa. Si el resultat és menys de 120 minuts al mes, probablement no val la pena automatitzar-la. El cost de muntar l'automatització no es recupera.
Si supera aquesta xifra, llavors sí que té sentit preguntar-se com.
Tasques que solen valer la pena:
- Informes periòdics que sempre s'alimenten de les mateixes fonts.
- Introducció manual de factures o albarans al sistema.
- Enviament de correus de seguiment que sempre diuen el mateix.
- Traspàs de dades entre dos programes que no es parlen entre ells.
Tasques que gairebé mai valen la pena:
- Processos que canvien cada mes i necessiten criteri humà.
- Tasques que es fan una o dues vegades a l'any.
- Qualsevol cosa on l'error tingui conseqüències legals importants i no hi hagi revisió posterior.
Per què les automatitzacions més cares no són les que més estalvien
Hi ha una tendència a pensar que com més sofisticada és la solució, més s'estalvia. No és així. Les automatitzacions que més estalvien són les que eliminen la tasca completament, no les que la fan més ràpida.
Un flux que genera l'informe del dilluns sol, l'envia per correu i arxiva una còpia pot costar 490 euros una sola vegada. No hi ha subscripció, no hi ha plataforma de cinc xifres, no hi ha consultor extern que vingui cada mes.
El gerent que sent «IA» i pensa en fum té raó a desconfiar dels projectes grans. Però l'informe del dilluns no necessita IA. Necessita que algú connecti tres fulls de càlcul i programi un enviament automàtic. Això existeix i és barat.