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El informe del lunes tarda dos horas. Eso tiene solución, pero no siempre merece la pena
Antes de automatizar cualquier tarea, hay un cálculo que tarda cinco minutos y evita muchos proyectos innecesarios.
El lunes a las nueve, alguien abre tres hojas de cálculo para montar el informe semanal. A las once termina. Son dos horas que se repiten cada semana, 8 al mes, casi 100 al año. Si esa persona cobra 20 euros la hora, el informe cuesta 2.000 euros anuales solo en tiempo.
Ese es el cálculo que hay que hacer antes de cualquier conversación sobre automatización. No hace falta nada más sofisticado.
La fórmula que decide si tiene sentido
Multiplica las veces que se hace la tarea al mes por los minutos que cuesta. Si el resultado es menos de 120 minutos al mes, probablemente no merece automatizarse. El coste de montar la automatización no se recupera.
Si supera esa cifra, entonces sí tiene sentido preguntarse cómo.
Tareas que suelen merecer la pena:
- Informes periódicos que siempre se alimentan de las mismas fuentes.
- Introducción manual de facturas o albaranes en el sistema.
- Envío de correos de seguimiento que siempre dicen lo mismo.
- Trasvase de datos entre dos programas que no se hablan entre sí.
Tareas que casi nunca merecen la pena:
- Procesos que cambian cada mes y necesitan criterio humano.
- Tareas que se hacen una o dos veces al año.
- Cualquier cosa donde el error tenga consecuencias legales importantes y no haya revisión posterior.
Por qué las automatizaciones más caras no son las que más ahorran
Hay una tendencia a pensar que cuanto más sofisticada es la solución, más se ahorra. No es así. Las automatizaciones que más ahorran son las que eliminan la tarea completamente, no las que la hacen más rápida.
Un flujo que genera el informe del lunes solo, lo manda por correo y archiva una copia puede costar 490 euros una sola vez. No hay suscripción, no hay plataforma de cinco cifras, no hay consultor externo que venga cada mes.
El gerente que oye «IA» y piensa en humo tiene razón en desconfiar de los proyectos grandes. Pero el informe del lunes no necesita IA. Necesita que alguien conecte tres hojas de cálculo y programe un envío automático. Eso existe y es barato.