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Control de acceso con QR en tu evento: que la cola no sea lo que recuerde la gente
Puedes tener el mejor cartel del año y que lo que se comente sea la cola de cuarenta minutos en la puerta. Cómo montar el control de acceso sin listas en papel.
Has cerrado el cartel, el sonido está probado y has vendido todo el aforo. Y lo primero que la gente comenta al día siguiente es la cola. Cuarenta minutos al frío, una lista en papel y alguien buscando apellidos con la linterna del móvil. El control de acceso de un evento es lo primero que vive tu público, y casi siempre es lo último que se prepara.
Vamos a darle la vuelta.
¿Cómo funciona el control de acceso con QR?
Simple: cada entrada lleva un código único. En la puerta se lee con un móvil, el sistema comprueba que es válida y que no ha entrado ya, y en un segundo sabes si pasa o no pasa.
Lo importante no es el QR. Es la palabra «único». Una lista en papel no sabe si alguien ya ha entrado con ese nombre. Un código, sí.
Los cuatro sustos de la puerta
- La captura de pantalla reenviada. Una entrada, cinco amigos con la misma foto. Con lectura en la puerta, entra el primero. Los otros cuatro, a taquilla.
- «La tengo en el correo, te lo juro». Y el correo no carga porque dentro del recinto no hay cobertura. Pide que la lleven descargada y dilo en el correo de compra, en negrita.
- Una sola puerta para todo. Si esperas a mil personas, abre dos o tres puntos de lectura. La cola se reparte y se nota.
- La invitación que nadie apuntó. Prensa, músicos, el primo del batería. Que las invitaciones también sean entradas con código y no un nombre en una servilleta.
Lo que conviene preparar antes del día
- Prueba los lectores en el recinto, no en la oficina. La luz, la cobertura y el sitio donde se pone cada persona cambian mucho.
- Abre puertas antes de lo que crees. La cola de las nueve y media empieza a las nueve.
- Ten un plan B sin conexión. Si cae la red, que la puerta siga funcionando.
- Una persona solo para incidencias. El que no encuentra la entrada se aparta a un lado y la cola sigue.
Y la parte que pasa antes: dónde vendes
El control de acceso empieza el día que vendes la entrada. Si la vendes con tu marca y te quedas los datos del comprador, la puerta es solo el final de algo que controlas tú. Y para la siguiente fecha ya sabes a quién avisar.
Si además quieres que alguien conteste a las preguntas de siempre («¿se puede entrar con comida?», «¿a qué hora abren?») sin que tú estés pegado al móvil la semana del evento, eso se resuelve con un asistente hecho a medida. Lo explicamos en qué es un agente de IA.
P. D. Con Tickerum vendes con tu marca, la entrada va en el móvil y se controla en la puerta. Y para el organizador es gratis.
¿Cuánta gente esperas en tu próxima fecha?
Cuéntanos el aforo y cómo vendes ahora las entradas, y te decimos cómo montaríamos la puerta.