Les mateixes preguntes per WhatsApp cada setembre: un assistent per a clubs i acadèmies

I que no prometi una plaça que no existeix.

Les preguntes que es repeteixen

• «A quina hora entrena l'aleví B?»
• «Queden places al grup d'anglès dels dimarts?»
• «Quant em falta per pagar?»
• «On es compra l'equipació?»
• «Hi ha descompte per germans?»

Fixa't que n'hi ha de dos tipus. Les que tenen una resposta fixa (equipació, descomptes) i les que depenen de dades que canvien (places, quotes pendents). Un bot de respostes fixes resol les primeres. Les segones necessiten alguna cosa més.

Què fa un assistent de WhatsApp per a un club esportiu?

Llegeix la pregunta, entén què es demana i, si cal, consulta les dades reals: la fitxa del jugador, els grups, les quotes. I contesta. A les onze de la nit, que és quan les famílies pregunten.

Perquè pugui consultar aquestes dades, ha d'estar connectat on viuen. Si viuen en un CRM com PagoCRM Club, es connecta. Si viuen en un Excel, la primera feina és treure-les d'allà.

El que no ha de fer mai

• Donar dades d'una família a una altra. Abans de dir quant falta per pagar, ha de saber que qui pregunta és qui ho ha de saber. Això es dissenya des del primer dia.
• Prometre places. Pot dir quantes en queden i deixar l'enllaç per inscriure's. Reservar sense pagament, no.
• Gestionar conflictes. Un pare enfadat perquè la seva filla no juga no vol un assistent. Vol el coordinador.
• Inventar-se res. Si no ho sap, diu que ho passa al club. I ho passa, amb la conversa sencera.

El que es guanya de veritat

Al club d'Osona, amb 340 socis, la temporada va passar de tancar-se en gairebé un mes a tancar-se en 4 dies, i es van recuperar 2.400 € de quotes que abans es donaven per perdudes. Això va ser per tenir inscripcions i cobraments en un sol lloc, no per un assistent.

Però és la base. Amb les dades en ordre, l'assistent contesta. Sense les dades en ordre, l'assistent endevina. I un assistent que endevina és pitjor que no tenir-ne cap.

I per a una acadèmia?

El mateix amb un altre vocabulari: grups, nivells, matrícules, mensualitats. Si portes un centre de formació, la base és PagoCRM Campus, per 59 €/mes. L'assistent es munta a sobre, a mida, amb els teus horaris i les teves normes.

Quan no compensa?

Si el teu club té quaranta socis, no. Contestes tu en cinc minuts al dia i et surt més barat. La nostra regla: si la tasca no suma dues hores al mes, gairebé mai surt a compte. I t'ho diem a la trucada prèvia, que no es cobra.

Si vols entendre bé la diferència entre un bot de respostes i un agent que consulta dades, ho expliquem a què és un agent d'IA.

P. D. Els assistents els muntem a mida a automatitzacions i IA. Explica'ns quants missatges us arriben al setembre i ho mirem.