Com sincronitzar productes de WooCommerce amb el teu inventari de punt de venda
25 de maig de 2019
25 de maig de 2019
Per molts de vosaltres poder vendre per Internet és un avantatge en el que alguns casos la facturació on-line supera la física, però si el teu inventari no està sincronitzat amb el teu POS (Point Of Sale) pot arribar a ser un maldecap i cal sincronitzar l’inventari entre botiga física i botiga online.
La principal conseqüència de no tenir un inventari sincronitzat.
Imaginem que només et queden en estoc 3 unitats d’un dels teus productes més venuts.
Aquest mateix dia entra un client a la botiga física i compra les 3 unitats que et quedaven d’aquest producte. Mentre ho estàs atenent, reps un correu electrònic de notificació de nou comanda rebuda a la botiga online. I resulta que a la comanda de la botiga en línia també s’han inclòs 2 unitats d’aquest producte tan meravellós, sorpresa!
Si recordes bé, només et quedaven 3 unitats i ja les has venut. Ara has d’enviar una comanda amb 2 unitats d’aquest mateix producte i no les tens!
Sense esperar-ho, et trobes en una situació incòmoda en què no et quedarà més remei que contactar amb el client de la comanda online, demanar-li disculpes i oferir-li una solució ràpida si no vols perdre’l i que a més comenci a fer mala publicitat del teu negoci.
Resultat; per culpa de no tenir sincronitzat l’estoc entre les dues botigues, et trobes amb:
- Una situació incòmoda en què has de demanar disculpes al client.
- Has perdut temps fent trucades i gestionant la comanda.
- Has transmès una imatge de poca professionalitat amb la conseqüent pèrdua de confiança.
- I una cosa molt pitjor, molt probablement hagis perdut a un futur client.
Com controlar l’estoc entre la botiga online i la botiga física convertint WooCommerce en un terminal de punt de venda.
Moltes gent ja sabrà què és un terminal de punt de venda, però per al que sigui la primera vegada que veu aquest terme, no està de més explicar-ho.
Un terminal de punt de venda és bàsicament aquest «programet» que avui dia veuràs en qualsevol botiga física i amb el qual el dependent o dependenta registra la teva compra i et genera el tiquet o la factura.
I si, es pot utilitzar WooCommerce com a botiga online i alhora com un terminal de punt de venda.
La forma d’aconseguir això és òbviament amb un connector.
Ja hi ha diversos plugins que et permeten fer-ho, però jo vaig a presentar-te la solució que crec que és la més completa i amb la qual jo mateixa feina en els projectes dels meus clients, es tracta del connector WooCommerce Point Of Surt.
IMPORTANT: Aquesta extensió no permet fer devolucions directament des del terminal de punt de venda, sinó que cal fer-les des del panell de comandes de WooCommerce.
A continuació et mostro un senzill esquema de com aquesta solució sincronitzeu la vostra inventari entre els dos canals de venda; online i físic.
Com funciona WooCommerce Point Of Sale?
WooCommerce Point Of Sale afegeix la funcionalitat de terminal de punt de venda a la botiga WooCommerce i d’aquesta manera et permet unificar l’inventari de botiga física i botiga online.
Tot i que es tracta d’un connector amb força opcions de configuració, un cop entens el funcionament, és bastant senzill treballar amb ell.
El primer que has d’entendre és que perquè l’inventari estigui sincronitzat, a partir d’ara hauràs de fer servir WooCommerce POS com caixa registradora al taulell de la botiga física. És necessari disposar d’una connexió a internet al teu local.
D’aquesta forma, quan registris la compra d’un client a la botiga física a través WooCommerce POS, automàticament s’actualitzarà l’estoc de productes de WooCommerce ia més s’afegirà aquesta venda al registre de comandes i als informes de WooCommerce (podràs veure a part dels informes de la botiga física).
Començant a utilitzar WooCommerce POS
Un cop has instal·lat i activat el plugin de WooCommerce POS, podràs veure que al menú principal del tauler d’administració, es mostra un nou apartat anomenat «Punt de venda«.
El primer que has de fer per començar a treballar amb WooCommerce com caixa registradora és crear un perfil per la botiga física.
PAS 1 – Crea un perfil per la botiga física
Aquest pas no té molta ciència, de fet, és molt semblant al formulari que s’usa per a registrar un nou usuari, només que en aquest cas es demanen les dades relacionades amb el teu local de venda.
Per crear el perfil de la teva botiga només has d’entrar a «Punt de venda> Botigues«, completar els camps amb les dades i fer clic al botó «Afegeix una Botiga» que veuràs al final del formulari.
PAS 2 – Crea una plantilla de rebut
Un cop creat el perfil de la botiga, el següent pas és configurar una plantilla de rebut.
Les plantilles de recepció es faran servir per imprimir els tiquet de compra a la botiga. I pots crear tantes plantilles com vulguis amb diferents formats.
El meu consell és que creus un model de rebut bàsica, és a dir:
- Logo
- Adreça del local i dades fiscals del negoci.
- Data i hora de la venda
- Resum de la comanda (nom dels productes, unitats, preu, impostos i total)
Per crear una plantilla de rebut entra en «Punt de venda> Tiquets» i fes clic a «Nou«.
A continuació et mostrarà una pàgina amb 2 seccions; a l’esquerra es mostren els paràmetres de configuració de la teva nova plantilla de rebut i a la dreta una vista prèvia amb el resultat final del rebut.
Veu omplint camps, afegint o traient fins a trobar la plantilla de rebut que vulguis.
En la següent captura et mostro una configuració d’exemple per a una plantilla de rebut bàsica.
PAS 3 – Afegeix una caixa registradora a la botiga
Bé, ja has creat el perfil de la botiga física i una plantilla de rebut per imprimir els tiquets de compra. Ara toca afegir una caixa registradora a la botiga. (En realitat, pots afegir tantes caixes registradores com taulells tinguis a la botiga).
Per afegir una caixa registradora a la botiga només cal entrar en «Punt de Venda> Registradores» i completar els camps del formulari.
Aquests són els camps més importants, (la resta els pots deixar per defecte):
- Nom de la registradora. Serveix per identificar una caixa registradora i diferenciar-la de la resta de caixes en el cas de tenir diverses.
- Plantilla de rebut. Has de seleccionar la plantilla de rebut que vas crear en el pas anterior.
- Botiga. Aquí has de seleccionar la botiga a la qual vols associar aquesta caixa registradora.
- Prefix. S’utilitza per identificar què comandes s’han cobrat amb aquesta caixa registradora. Pots fer servir qualsevol text, per exemple; R1 per a la primera registradora de la botiga, R2 per a la segona i així successivament.
- Imprimir tiquet. Selecciona l’opció «Yes» perquè quan registris una compra, et imprimeixi el rebut per lliurar al client.
PAS 4 – Assigna un usuari a la botiga
Per poder accedir a la caixa registradora i començar a registrar vendes al taulell de la botiga, necessites abans assignar un o diversos usuaris a la botiga a la qual pertany la caixa. Aquests usuaris seran les úniques persones que podran fer servir les diferents caixes que tingui aquesta botiga.
Això serveix per tenir un control de l’activitat de les caixes i que el personal d’una botiga no pugui accedir a les caixes de l’altra botiga.
Per assignar un usuari a una botiga hauràs d’entrar en «Usuaris«, seleccionar el perfil d’usuari al que vulguis donar accés a les caixes d’aquesta botiga i un cop dins de la pàgina de perfil, a l’apartat «Punt de Venda«, en el camp «botiga» seleccionar la botiga en qüestió i guardar els canvis.
IMPORTANT: Per seguretat, només permet accés a la caixa a usuaris que tinguin perfil de: Administrador, Shop Manager, Cashier o POS Manager.
PAS 5 – Activa els mètodes de pagament per a les caixes registradores
Per poder registrar les compres fetes a la botiga física, abans cal activar els mètodes de pagament que s’acceptaran en les caixes registradores.
Activar els mètodes de pagament és molt senzill, només cal entrar en «Punt de Venda> Configuració> Payment Methods» i marcar els mètodes de pagament que vulguis utilitzar.
Jo et recomano que el JavaScript estigui sol 2:
- Pagament en lliurament. Per acceptar pagaments en efectiu.
- Xip & Pin. Per acceptar pagaments amb targeta en el cas que disposis d’un datàfon (lector de targetes de crèdit) a la botiga física.
PAS 6 – Obre a la caixa registradora i comença a registrar compres!
Un cop completats tots els passos anteriors ja només et queda obrir la caixa registradora i començar a registrar compres en el teu local sense por a «desquadrar l’inventari entre botiga física i online». Això últim és el que fa de WooCommerce POS la millor solució per al problema de sincronització d’inventari.
Per accedir a la caixa registradora només has de tornar a entrar a «punt de venda> Registradores» i clicar en el botó «Obrir» sobre qualsevol de les caixes disponibles de la botiga.
Un cop accedeixis a la caixa, ja se’t mostrarà la nova interfície del terminal de punt de venda amb el qual podràs registrar les compres, acceptar pagaments i imprimir rebuts a tots els clients de la botiga física.
I per si tot això fos poc, pots connectar WooCommerce POS amb la majoria de lectors de codis de barra i impressores de tiquets del mercat, així com amb els principals lectors de targetes de crèdit per acceptar pagaments amb targeta en la teva caixa registradora.
I si tinc diferents locals de venda, puc sincronitzar tots amb el meu botiga online?
Si. Si recordem el primer requisit indispensable per poder usar WooCommerce POS com caixa registradora, era crear abans un perfil de botiga o local de venda físic. Això es fa per associar una o diverses caixes registradores a aquest local.
Doncs bé, tu pots crear tants perfils de botigues físiques com a locals de venda tinguis i a cadascun assignar-li una o diverses caixes registradores. No hi ha límit.
D’aquesta manera totes les vendes que es registrin des d’aquestes caixes aniran associades al local corresponent i així podràs identificar quin local genera més vendes.
Què passa amb els productes que només venc a botiga física?
Si hi ha productes que només vens a la botiga física i no vols que es mostrin a la botiga online, hauràs afegir igualment al catàleg de productes de WooCommerce i un cop publicats, hauràs de ocultar perquè només siguin visibles des de la pantalla principal del terminal de punt de venda.
Simplement entra en «Productes» i marca tots aquells que només vagis a vendre a la botiga física i no a la botiga en línia, després desplaça’t cap a la part superior de la pàgina i en «Accions en lot» selecciona “Edita” i després fes clic en ‘Aplica «.
Finalment, només hauràs de seleccionar l’opció «Ocult» en el camp «Visibilitat» i fer clic a «Actualitza«.
Com actualitzo ara el nivell d’estoc de cada producte?
Pots fer-ho de 2 formes; manual o usant la funció de control d’estoc d’WooCommerce POS, per al que necessitaràs un escàner de codis de barres.
El mètode manual seria el que s’usa normalment per actualitzar el nivell d’estoc de productes de la botiga online, anant un per un i introduint les noves dades d’estoc a la pestanya inventari del producte.
El mètode de l’escàner de codis de barra consisteix a actualitzar el nivell d’estoc escanejant el codi de barres del producte que hagis refet, introduint el nombre d’unitats noves i clicant a «Augmenta la mida«.
